Gestione documentale

Ti diamo il benvenuto nella guida alla gestione documentale semplificata di Add plus . Con questa guida conoscerai al meglio il nostro servizio e ti guiderà a gestire le tue archiviazioni con l’ausilio di QL Box con codici QR associati ad essi, dalla loro creazione all’utilizzo dei codici QR per l’etichettatura.
 
Ma cos’è una gestione documentale semplificata e cos’è un QR Code?
La gestione documentale è oggi legata ad applicazioni che eseguono operazioni soprattutto massive su documenti per catalogarli ai fini della loro conservazione e recupero all’atto del loro utilizzo. L’attuale sistema basa il concetto di gestione su complessi processi connessi quasi sempre alle logiche della conservazione secondo norma prescindendo pertanto da contestualità più vicine al fare quotidiano del mondo professionale e della piccola impresa.
Add plus nasce dalle esigenze pratiche e quotidiane di questi mondi semplificando i processi operativi della gestione e dell’archiviazione dei documenti con l’ausilio di codici a lettura ottica di uso comune e diffuso denominati QR Code. Un QR code (Quick Response Code) è un codice “a barre” bidimensionale, perciò a matrice, composto da moduli neri o colorati disposti all’interno di uno schema bianco o di diverso colore rispetto ai primi; è di forma quadrata ed è in grado di contenere al suo interno più informazioni di un classico codice a barre. Questo codice “a risposta veloce”, nato nel 1994 dalla compagnia giapponese Denso Wave Inc. per tracciare i pezzi di automobili nelle fabbriche di Toyota, permette di veicolare molte informazioni con una semplice lettura ottica.
 
Di fatto basta inquadrare il QR con la fotocamera di uno smartphone, o di altro dispositivo abilitato, utilizzando app oramai molto diffuse. I Codici QR che l’applicazione Add plus genera sono della modalità multi dinamica, secondo il processo innovativo qui messo a punto per la proposta di una gestione documentale efficace. Ciò significa che potrai sempre cambiarne le tipologie dei contenuti, anche dopo diverso tempo, e addirittura visualizzarli allo stesso tempo. Sono di fatto superati i classici QR statici che, una volta impostati, consentivano unicamente di indirizzare sempre allo stesso tipo di informazione (un link, una vcard, un testo, ecc) non potendola più cambiare.
 
Per gestire al meglio le risorse documentali Add plus è strutturato per leggere 3 livelli di visualizzazione collegati tra di loro: Archivi, Progetti e QR. Ogni archivio contiene al suo interno almeno un progetto mentre ogni progetto ha almeno un QL Box a cui è collegato un QR Code. Abbiamo ideato l’innovativa Vista Libreria che è composta da mensole (Archivi), su cui sono sistemati degli scaffali (i progetti) con all’interno i faldoni (a rappresentare i QL Box). Questo permette una visualizzazione delle risorse più familiare all’ambiente d’ufficio garantendo una consultazione immediata e contestuale dei tre livelli.

Nota. La Vista Libreria è la veste grafica di default del software, dunque le azioni descritte di seguito saranno presentate secondo questa vista. La gestione delle risorse rimane comunque inalterata optando per la Vista Elenco a cui potrai accedere da Menu > Vista Elenco.